Архангельский Г. Формула времени. ТМ на Outlook 2007

Купить в Лабиринте


Книга о том, как используя все возможности Outlok 2007 (Почта, Задачи, Дневник, Заметки) настроить собственную систему управления тайм-менеджментом

1. Недельный круг 

Краткие итоги

1. Разделите задачи на гибкие, жесткие, бюджетируемые.
2. Используйте повторяющиеся встречи и многодневные события.
3. Вносите жесткие и бюджетируемые задачи в календарь, гибкие –в панель задач справа от календаря.
4. Жесткие выделяйте синим цветом, бюджетируемые –зеленым.
5. Оставляйте после планирования и бюджетирования не менее 40% времени в резерве.
6. Заглядывайте в календарь несколько раз в день, корректируя планы в зависимости от обстоятельств.
7. При работе вне офиса синхронизируйте календарь с мобильным телефоном или распечатывайте его на листе А4 или А5.
8. Создавая встречи, используйте точно определенные ключевые слова для каждого проекта и направления.

Типы задач

1. Жесткие встречи –дела, исполнение которых назначено на заранее определенное точное время дня. Например, «пятница, с 15.00 до 17.00», «суббота, 21.00». Как правило, жесткие встречи подразумевают договоренность о точном времени с кем-либо: вашим руководителем, клиентом, подчиненными, фитнес-клубом и т.п. К жестким встречам могут относиться, например, такие дела:
–собеседование с соискателем вакансии: четверг, с 17.00 до 18.00;
–переговоры с клиентом: 25 мая, 15.00;
–поход с детьми в театр: суббота, с 18.00 до 22.00.

Жесткие встречи в календаре мы будем выделять синим цветом. Синий –цвет строгости, дисциплины, четкого исполнения обязательств и соблюдения назначенного времени

2. Регулярные жесткие встречи –жесткие встречи, имеющие строго определенную периодичность. Например:
–планерка с подчиненными: каждый понедельник с 11.00 до 12.00;
–телефонная конференция с регионами: каждая вторая среда в 15.00;
–бассейн: каждые вторник, четверг и суббота в 19.00.

Повторяющиеся встречи удобны тем, что в Outlook их можно запланировать всего один раз. Он автоматически расставит их по всем будущим неделям вашего календаря. Открывая календарь в понедельник, вы уже увидите ключевые предстоящие дела, создающие костяк недельного круга. Повторяющиеся встречи в Outlook отличаются специальным значком –круговыми стрелками в правом нижнем углу встречи (в Outlook 2003 –в левом верхнем углу).

3. Многодневные события –продолжающиеся несколько дней и не требующие вашего личного участия в строго определенное время. Например:
–выставка: неплохо бы посетить, но не принципиально, в какой день и в какое время;
–командировка: нужно заранее иметь в виду;
–отпуск коллеги: знаем, что не сможем в это время к нему обращаться.

В Outlook такие события изображаются горизонтальными полосами в верхней части календаря. 

4. «Гибкие» задачи —дела, не имеющие жестко определенного момента выполнения. Например:
–уточнить место проведения переговоров: сегодня;
–проконтролировать подготовку к совету директоров: к 15 мая;
–изучить коммерческие предложения поставщиков: до конца месяца.

При этом «гибкие» не означает «не имеющие срока исполнения» или «неважные». Задача может иметь срок исполнения; более того, она может быть горящей, неотложной. Но у нее нет четкой привязки ко времени, ее можно сделать и в 11.00, и в 13.50 –в любое время дня.

В Outlook такие задачи отображаются справа от календаря, в панели задач (о ней пойдет речь в следующей главе). Если у задачи установлен срок исполнения –в Outlook 2007 она отображается также под соответствующим днем календаря (это одна из самых полезных новаций в Outlook 2007 по сравнению с 2003).

5. Бюджетируемые («плавающие») задачи —дела, не имеющие жесткого срока выполнения, но требующие выделения некоторого бюджета времени. Например:
–подготовить отчет –потребуется 2—3 часа;
–сделать слайды к презентации –потребуется около часа;
–написать статью –необходимо 2 часа.

Если задача не очень срочная или срочная, но требует небольшого времени (краткий телефонный звонок), мы записываем ее как гибкую, в «Задачи». Если же задача требует заметного ресурса времени (больше часа) и при этом является достаточно срочной, ее полезно занести в календарь в качестве бюджетируемой. Таким образом, мы сможем увидеть, хватает ли нам времени на ее исполнение, реалистично ли распределен наш рабочий день. Чтобы отличить бюджетируемые задачи от жестких встреч, будем выделять их зеленым цветом.

Как называть встречи

Создавая встречи и «плавающие» задачи, придерживайтесь строго определенной системы обозначений. Outlook –чрезвычайно аккуратный и исполнительный секретарь-референт. Но при одном условии: если разговаривать с ним на языке, который он способен понимать.

Все формулировки должны начинаться с определенного ключевого слова, всегда в именительном падеже. Ключевое слово отделяется двоеточием; после двоеточия можно добавить подробности, связанные с запланированной встречей. Например:

Обычный язык ---- Язык общения с Outlook
Встреча с Петровым по поводу повышения зарплаты --- Петров: зарплата: согласовать повышение
Презентация в Бета-лизинг по проекту Феникс --- Феникс: Бета-лизинг: представить проект
Поехать в тренажерный зал --- Здоровье: тренажерный зал

Такая система нужна для поиска по ключевым словам. Например, вы хотите узнать, сколько времени вы тратите на общение с подчиненным Петровым. Или в случае какого-то спора вам нужно восстановить историю взаимоотношений. В окне поиска в «Календаре» вы вводите ключевое слово «Петров:» и получаете выборку всех встреч, которые были с этим человеком связаны.

Обратите внимание на двоеточие в ключевых словах –оно нужно, чтобы поиск выдавал только те встречи, где слово «Петров:» использовано как ключевое, а не те, в которых просто присутствуют слова «Петров», «Петровский», «Петровка» и т.п.

Аналогично вы можете получить картину всех прошлых и будущих встреч по проекту «Феникс:», клиенту «Бета-лизинг:», по вашей личной ключевой области «Здоровье:» или «Семья:», «Хобби:» и др. Одно из самых важных преимуществ электронного планирования перед бумажным: вы получаете огромный массив данных для анализа и точного понимания, на что реально тратится ваше время.

2. Высшая точка жизни

Краткие итоги

1. Определите 5—7 основных контекстов, к которым привязано выполнение ваших задач.
2. Сгруппируйте задачи в панели задач по вашим контекстам с помощью категорий.
3. Настройте автоматическое выделение приоритетных задач красным цветом.
4. Гибкие задачи на сегодня относите к категории «1-День», на неделю –«1-Неделя».
5. Просматривайте категорию «1-Неделя» раз в день, наиболее актуальные задачи переносите в категорию «1-День».
6. Используйте оповещение для немногих задач, требующих напоминания о себе в строго определенный момент.
7. Настройте автоматическое удаление выполненных задач из панели задач с целью их дальнейшего анализа и создания отчетности.

«Чтобы каждый день был вершиной, не терялся в череде простых будней, не оставался черной дырой в истории вашей жизни –над этим днем нужно тщательно работать. Подобно скульптору над глыбой мрамора, удалять все лишнее, проявляя единственно важное».

Ваши личные контексты

"Планировать день" не означает «жестко расписать его по минутам». Обустройство дня включает и жесткие элементы, планируемые в календаре, и гибкие, которые помещаются в панель задач. Если вы не топ-менеджер высокого уровня, чей день состоит в основном из встреч, то жестких задач у вас скорее всего сравнительно немного. Основную массу составляют гибкие: их необходимо сделать сегодня, но не принципиально, в какое именно время.

Чтобы день прошел логично и насыщенно, разделим все задачи на несколько смысловых групп. Благодаря такому разделению в разные моменты рабочего дня мы можем работать именно с теми задачами, которые в эти моменты нужны. Это называется «контекстным планированием»: находясь в каком-либо контексте, мы видим список относящихся к нему задач.

Выберите контексты, актуальные в вашей повседневной практике:

Подчиненные. Если вы руководитель, у вас есть задачи, делегированные подчиненным. Эту группу задач необходимо просматривать в момент любого контакта с подчиненными (встреча, совещание, телефонный звонок).

Руководитель. Если вы не предприниматель или «свободный художник», то у вас есть начальник и много задач, которые с ним связаны. В момент контакта с руководителем полезно заглядывать в эту категорию, чтобы не забыть задать все необходимые вопросы.

Клиенты, поставщики, контролирующие органы, средства массовой информации. Если вы много взаимодей ствуете с такого рода внешними контрагентами, вам будет удобно собрать в соответствующие категории все связанные с ними задачи.

«Смежники» внутри компании. Коллеги или подразделения, с которыми вы наиболее активно взаимодействуете.

Места. Если вы регулярно отправляетесь в командировки, или часто общаетесь с региональными филиалами, или у вашей компании несколько офисов в разных частях города, вам может понадобиться собрать в одну категорию все задачи, относящиеся к определенным местам.

Проекты. Если в проекте, которым вы руководите или в котором участвуете, больше 15-20 задач, имеет смысл со брать эти задачи в отдельную категорию.

Семья, друзья, родственники. В эти категории (или одну категорию на всех) могут попасть задачи, которые хотелось бы видеть при общении с соответствующими людьми.

Образование; личное развитие; здоровье; отдых; культурные события –еще несколько примеров нерабочих категорий, которые могут вам пригодиться.

Общее количество контекстов не должно быть больше известного психологического числа «7±2». Учитывайте, что как минимум два из них нам нужно зарезервировать под «1-День» и «1-Неделя».

Выпишите список ваших контекстов на лист бумаги. Теперь у нас есть все необходимое, чтобы организовать удобное планирование дня.

Выделение главного

Тайм-менеджмент –это наука о том, как тратить время на главное. При всех хлопотах, которые ожидали Цезаря в судьбоносный для него день, ему нельзя было забыть главное: перейти реку Рубикон и занять город Аримин. Как сформулировал западный тайм-менеджер Стивен Кови, «put first things first» –«главными вещами нужно заниматься в первую очередь».

Outlook позволяет легко реализовать этот важнейший принцип планирования дня. Мы настроим панель задач так, чтобы важные задачи выделялись красным и всегда находились в начале нашего списка задач. Для этого добавим некоторые простые правила в наше пользовательское представление панели задач.

3. Люди в нашей жизни

Краткие итоги
1. Фиксируйте контактную информацию сразу.
2. Обязательно отмечайте в контакте Outlook обстоятельства знакомства с человеком.
3. Находите нужного человека по ключевым словам либо сгруппировав контакты по категориям.
4. Кроме общих тематических категорий пользуйтесь специальными категориями для контактов, например «Приглашать на презентации новых продуктов».
5. Связывайте ваши встречи, задачи, заметки и т.д. с контактами, чтобы видеть, к кому с чем обращаться.
6. Находите все действия, связанные с контактом, на вкладке «Действия» в окне этого контакта.

«Есть одна любопытная черта, которая прослеживается в жизнеописаниях многих великих полководцев и политиков. А именно –очень хорошо помнить огромное количество людей. Помнить в лицо и по имени, помнить различные обстоятельства жизни человека».

4. Информационная безопасность

Краткие итоги
1. Определите частоту и время проверки почты, а также общий ежедневный бюджет времени на работу с ней.
2. Настройте правила автоматической фильтрации для рассылок и тому подобной второстепенной информации.
3. Письма, содержащие задачу для вас, помечайте флажком «К исполнению» и таким образом вносите их в систему управления задачами.
4. Письма, по которым необходимо принять решение или отследить исполнение, помещайте в папки «1-Контроль» и «7-Контроль»; во «Входящих» держите не более 10—15 писем.
5. Просматривайте папку «1-Контроль» ежедневно, «7-Контроль» –еженедельно.
6. Отработанные письма переносите в архивные папки. Для выборки писем от определенного человека или по определенному вопросу пользуйтесь папками поиска.
7. Используйте автоматическое форматирование для выделения цветом важных входящих сообщений –от определенного человека, по определенному проекту и т.п.
8. Определите вместе с коллегами правила хорошего тона ведения электронной переписки: стандарты для поля «Тема», пометок о важности письма и сроков ответа.

5. Направленное усилие

«Еще в далеком прошлом мореходы вели судовые журналы. Были ли замечены по курсу острова, слышен ли ропот среди членов экипажа, каковы погода и „небесные знамения― –все это должно быть тщательно зафиксировано. Только благодаря этим записям в следующий раз можно будет проложить более удачный курс, не повторяя прошлых ошибок».

Краткие итоги

1. Фиксируйте энергоемкие задачи, сложные процессы и поглотители времени в разделе «Дневник» –для самоконтроля и самомотивации.
2. Используйте встроенный секундомер для автоматической фиксации расходов времени на задачу или поглотитель.
3. Старайтесь при работе над сложной задачей переключаться внутри нее между подзадачами разного рода, но не на внешние дела.
4. Копируйте полученные данные в Excel для последующего анализа и самоконтроля.
5. При планировании и бюджетировании времени используйте данные о средней длительности задач, полученные с помощью хронометража в «Дневнике».

Сохраняйте выполненное с помощью Дневника

Мудрые люди разных эпох и цивилизаций независимо друг от друга, каждый в свое время, сформулировали следующий тезис: «Тот, кто сумел изменить мир,–великий человек. Тот, кто сумел изменить себя,–человек во много раз величайший».

В любом самом сложном деле главные препятствия к его выполнению находятся не во внешнем мире, а внутри нас. Самое трудное не в том, чтобы поставить высокую цель и определить путь ее достижения, а в том, чтобы заставить себя ежедневно делать небольшие, но реальные шаги к этой цели. Особенно если учесть, что кроме приятных и интересных шагов обязательно есть неприятные, рутинные, требующие больше всего усилий.

Давным-давно изобретен простой способ, помогающий «расти над собой», преодолевать свои ограничения, концентрировать усилия на главном. Это –ведение дневника.

Казалось бы, в чем смысл ежедневных записей, которые делали многие художники, писатели, политики, музыканты, священники? Кому интересны прошлые мысли и дела? Ведь живем мы только в сегодняшнем дне, а влиять можем только на завтрашний.

Но только фиксируя прошлое, мы можем ставить себе более высокую планку в будущем. Необходимость просто записать –это сильнейший инструмент самодисциплины. Особенно если записать нужно не на обрывок бумаги, а в солидную тетрадь в кожаном переплете, из которой потом «слова не выкинешь».

Перед тем как сделать или подумать что-то недостойное либо дать себе слабину, вспомнишь про дневник и задумаешься, хотел бы ты видеть в нем такую запись. Неважно, что дневник –это чрезвычайно интимный текст, что, кроме тебя, его никто не прочтет. Признаваться в чем-то самому себе зачастую даже труднее, чем другим. Вернуться к этому признанию через год или два –еще труднее. Но эта трудность и есть благотворная трудность «роста над собой».

Дневник усилий

В Outlook есть специальный раздел для ведения нашего «судового журнала», для учета значимых дел. В русском переводе он называется «Дневник», в английском оригинале –Journal, то есть в буквальном переводе как раз «путевой журнал». Наш судовой журнал будет отличаться от журналов капитанов каравелл и звездолетов тем, что кроме самих событий в нем можно фиксировать их длительность, то есть вести хронометраж. (Как это выглядит, вы можете увидеть в разделе «Примеры».)

Что именно стоит фиксировать в дневнике? Можно вести полный хронометраж своих действий, но это довольно жесткая технология. Мы начнем с самого простого. У каждого из нас, как правило, есть три категории расходов времени, требующие для своего регулирования наибольших усилий и самодисциплины.

1. Тяжелые, сложные, энергоемкие проекты –в тайм-менеджменте их принято называть «слонами». Разработать бизнес-план, защитить диссертацию, написать книгу, составить и утвердить технические регламенты по продукции, наладить регулярные занятия спортом, выучить английский язык и т.п.

2. Самые важные и сложные направления постоянной работы: звонить клиентам, общаться с трудными людьми, решать технические проблемы –одним словом, именно те постоянные аспекты рабочих обязанно стей, за которые труднее всего заставить себя взяться.

3. Поглотители времени –такие отвлечения и расслабления, которым бывает трудно противостоять. У каждого они различны: это могут быть «перекуры», Интернет, телевизор, непроизводительные разговоры с коллегами и т.п.

И для важных дел, на которые времени обычно не хватает, и для поглотителей, на которые, наоборот, расходы нужно сократить, очень полезно фиксировать реальные затраты времени. Ведь «три часа работы над отчетом» на поверку могут оказаться пятьюдесятью двумя минутами. Остальное ушло непонятно куда: ответил на несколько телефонных звонков, решил пару вопросов с забежавшими подчиненными… в итоге за три часа написал полторы страницы. Так же и с поглотителями: казалось бы, ну сколько времени в день занимают эти небольшие, время от времени, загляды-вания в Интернет для отдыха? Бывает, что человек с ужасом обнаруживает: 2—2,5 часа…

Раздел «Дневник» позволяет фиксировать затраты времени на такого рода дела, причем автоматически считать их с помощью встроенного секундомера. Затем эти данные можно копировать в Excel и анализировать. Давайте разберемся, как это делается.

Фиксация энергоемких дел

Пользоваться «Дневником» можно следующим образом. Допустим, вы решили, что сегодня необходимо уделить внимание какому-либо делу-«слону». Например, написанию плана развития подразделения на следующий год, поиску квартиры, разработке технической документации по новому продукту. Естественно, многие внешние факторы будут вас отвлекать, но «Дневник» поможет с ними справиться.

Итак, для начала сделайте одну небольшую, но очень важную операцию. Создайте новую дневниковую запись, относящуюся к задаче, над которой вы начали работать. Для этого даже не нужно заходить в раздел «Дневник». Достаточно в левом верхнем углу экрана кликнуть на стрелочке в правой части кнопки «Создать» и в выпавшем меню выбрать «Запись в дневнике».

6. Культура мысли

Материализуйте ваши идеи в разделе «Заметки»

Одной из высших человеческих ценностей является творчество. Творец –любимец богов, достойный принятия небесного огня и несущий его людям. Творец –будь то композитор, художник, архитектор, поэт –приносит в мир возвышающую и просветляющую гармонию.

Что такое творчество, как оно устроено, можно ли алгеброй гармонию поверить –этот вопрос всегда тревожил умы и души.

Спорить об этом будут до тех пор, пока существует само творчество. Несомненно лишь одно: никакой гений не создает великое произведение одним росчерком пера. Творчество –это всегда не только вдохновение, но и серьезная работа.

Каким бы талантливым ни был пианист, но, не играя по много часов в день, он не заставит зал затаить дыхание. Как бы величествен ни был замысел симфонии, но без толстого тома партитуры, детальнейшим образом расписанной для каждой группы инструментов, он так и останется лишь замыслом. Без сотен эскизов не будет великой картины. И так далее, какую бы область творчества мы ни взяли. Тщательная работа сама по себе не сделает человека гением и даже талантом. Но без нее и гений, и талант бесплодны.

1. Материализуйте ваши мысли, идеи и информацию «к сведению» в разделе «Заметки».
2. Одной мысли должен соответствовать один материальный носитель.
3. Определите «мысленаправления» по приоритетным продуктам, проектам, проблемам и направлениям.
4. Вносите мысли в картотеку максимально быстро; выделяйте их цветом и при необходимости присваивайте категории.
5. Если мысль требует обсуждения с конкретным человеком, свяжите эту заметку с его контактом.
6. Просматривайте картотеку в моменты творческого настроения и при необходимости настроиться на работу.
7. Используйте автопросмотр, область просмотра и переключение пользовательских представлений для настройки удобного вида заметок.
8. Применяйте картотеку для превращения мыслей и идей в готовые продукты.


7. Внимание к деталям

«От мелочей зависит совершенство. А совершенство –не мелочь»,–сказал кто-то из великих.

Во все века лучшие представители рода человеческого не соглашались на меньшее, чем на совершенство. Это понятно. Ведь если делаешь вещи и дела «пристойно», «более-менее» –то, значит, и жизнь свою проживаешь кое-как. Более-менее.

Совершенство требует от человека противоположных друг другу качеств. Первое –это смелость, порой доходящая до бесшабашности. Ведь совершенство невозможно без новизны, нетривиальности, ломки привычных стереотипов. Совершенство содержит в себе дерзость и вызов, вызов на грани провала.

С другой стороны, достижение совершенства немыслимо без тщательной отделки всех мелочей. Ничего нельзя упустить, забыть, потерять. Одна нитка на костюме полностью испортит впечатление от него; одна неудачная рифма смажет весь эффект от поэмы; одна нестыковка в слаженной игре оркестра обеспечит неудачу новой симфонии. Потеря одного гвоздя даст отвалившуюся подкову, захромавшую лошадь, погибшего офицера, проигранное сражение.

Как сочетать смелость и дерзость с вниманием к мелочам? Ответ: нужно создать простую систему, простые процедуры, которые позволят сделать мелочи управляемыми, не отвлекаясь на них. Забыть про мелочи –будучи в них уверенным.

Краткие итоги

1. Выявите те процессы в вашей работе, в которых есть набор повторяющихся подготовительных и завершающих действий.
2. Формализуйте эти процессы в разделах «Календарь» (при подготовке привязанных к определенному времени мероприятий), «Задачи» (при обработке заказов или договоров), «Контакты» (при работе с клиентами, поставщиками и т.п.).
3. Создавайте пользовательские поля для контроля тех элементов процессов, которые для вас важны.
4. Используйте для разных процессов разные форматы полей: «да/нет», текстовые, числовые.
5. Создавайте отдельные табличные представления в разделах «Календарь», «Задачи» и «Контакты» для контроля процессов; отбирайте в них нужные встречи, задачи или контакты по ключевому слову или по категории.
6. С помощью автоматического форматирования выделяйте цветом те встречи, задачи или контакты, по которым «закрыты» определенные этапы процесса.
7. Используйте конструктор форм для создания «пустографок», оформляющих работу над процессом.

Ключевые процессы

Чтобы быть уверенным во всех организуемых вами процессах, необходимо сделать несколько шагов. Во-первых, выявить те процессы, в которых есть набор повторяющихся подготовительных и завершающих действий. Во-вторых, формализовать эти действия с помощью так называемых пользовательских полей в Outlook. В-третьих, регулярно просматривать список процессов и отмечать в пользовательских полях те шаги, которые вы сделали.

В Outlook есть два вида полей: стандартные (тема, срок, категории и т.п.) и пользовательские –те, которые вы можете создавать сами, как пользователь, под свои нужды. При этом поля могут быть разного типа –«да/нет» (проставлена галочка или не проставлена), время-дата, число, текст… Таким образом, для любого процесса можно создавать пользовательские поля подходящего типа. Например, в расписании подвигов барона Мюнхгаузена (см. далее) пользовательскими полями являются «Опасно для жизни!» (тип «да/нет»), «Удаленность от дома» (числовой тип), «Оружие» (тип «да/нет»), «Дополнительно» (текстовый тип) и «Описание для потомков» (тип «да/нет»).

Процессы, с которыми мы работаем и которые формализуем с помощью пользовательских полей, могут быть связаны с подготовкой какой-либо встречи (зафиксированной в разделе «Календарь»), решением некоторой задачи (хранимой в разделе «Задачи»), взаимодействием с каким-либо человеком или организацией (информация о которых есть в «Контактах»).